Etika Ber-E-Mail: Agar Selamat Sampai Tujuan

Posted on Desember 5, 2010

0


Sabjan Badio

E-mail atau elektronic mail (dalam bahasa Indonesia disebut surat elektronik atau pos elektronik) adalah fasilitas yang mutlak ada saat ini. Kalau zaman dahulu, jarak yang jauh bisa diatasi oleh mesin faksimil, sekarang tidak lagi. Banyak kebutuhan manusia modern yang tidak teratasi oleh faksimil, misalnya pengiriman gambar berwarna dengan kualitas bagus, suara, video, biaya yang murah, tampilan yang menarik, dan lain-lain. Apalagi, kenyataannya biaya akses internet semakin murah.

Coba ingat-ingat, dalam satu bulan, bahkan satu tahun terakhir ini, berapa kali Anda ditanya faksimil atau, paling tidak, membicarakan faksimil? Sekarang, bandingkan dengan e-mail, berapa kali dalam satu bulan ini Anda membicarakan atau menggunakan e-mail? Itulah bukti bahwa kita sudah berpindah ke zaman e-mail yang saat ini bahkan sudah disertai fasilitas chatting dan pengiriman data yang bersar.

Bersentuhan dengan sesuatu, apalagi itu berhubungan dengan pihak lain, tentu harus mematuhi etika yang ada. Pun sama dengan e-mail, ada etika yang harus dipatuhi agar kita “selamat” sampai ke tujuan (agar e-mail kita diterima dengan baik dan tujuan kita pun tercapai). Apa saja etika itu? Berikut uraiannya.

1. Tulislah Pesan secara Singkat, Padat, dan Komunikatif

Siapa sih yang suka dengan orang yang bicaranya bertele-tele? Rata-rata orang, khususnya dalam ber-e-mail, suka pada bahasa yang komunikatif dan langsung ke intinya. Jika kita betele-tele, percayalah e-mail kita tidak akan dibaca sampai selesai. Pengecualian tentunya untuk orang-orang yang memiliki hubungan khusus, misalnya yang dikirimi istri, kekasih, dan orang-orang terdekat kita, mungkin mereka akan setia membacanya.

Singkat, padat, dan komunikatif juga berhubungan dengan judul dan isi. Saya sering menemukan judul yang begitu bombastis. Ketika dibuka, ternyata isinya biasa saja. Saya juga pernah menemukan e-mail yang antara judul dan isinya ternyata berbeda.

2. Tulislah Pesan secara Santun

Saya pernah mendapat SMS dari seseorang yang diakhiri dengan kata bls cpt!. Tahukah Anda makna pesan tersebut? Kata balas cepat yang disingkat menunjukkan si pengirim terburu-buru dan tidak memiliki waktu yang cukup untuk menulis kata-kata tersebut secara lengkap. Si penulis mengabaikan perasaan si penerima, dia tidak peduli apakah si penerima akan senang atau tidak dengan kata yang penulisannya disingkat tersebut.

Makna lain dari tulisan itu adalah teriakan dan bentakan. Tanda seru yang mengakhiri kata-kata tersebut menyertakan sebuah emosi yang jika disuarakan akan menjadi teriakan atau bentakan. Bagaimana perasaan Anda kalau ada yang membentak atau berteriak agar Anda membalas SMS-nya?

Kasus SMS tersebut tentu saja dapat dijadikan pedoman dalam ber-e-mail. E-mail hakikatnya adalah sebuah pesan, hanya saja pesannya bisa panjang dan multimedia sesuka kita.

3. Sapalah Lawan Komunikasi Kita Seolah Kita Berhadapan Langsung Dengannya

Ada sebuah kebiasaan tidak baik yang membudaya di masyarakat kita saat ini, yaitu hanya menghormati seseorang ketika bertemu langsung. Kasus seperti ini banyak terjadi saat kita berhubungan dengan orang-orang penting. Di depannya biasanya kita berbicara secara santun, di belakangnya kita berbalik menjelek-jelekkan.

Perilaku yang baik seharusnya tidak seperti itu. Sopan dan satun harus diterapkan dengan atau pun tanpa kehadiran yang bersangkutan. Jika kita menghormati seseorang, hendaknya kita santun saat berbicara langsung dengannya, melalui perantara, atau sekadar membicarakannya.

Saya kerap menemukan para remaja yang menyapa saya dengan sopan. Di lain waktu, ketika dia menggunakan bahasa tulis dan perantara, misalnya SMS kepada saya, ternyata tutur katanya berbeda dan terkesan terlalu santai seperti berbicara dengan temannya sendiri. Hal seperti berbahaya untuk hubungan vertikal, ayah-anak, guru-siswa, dosen-mahasiswa, bos-pekerja, dan lain-lain. Bagaimana jika yang bersangkutan tidak berkenan dengan bahasa tulis kita?

4. Segeralah Membalas E-Mail

Mungkin kita menganggap sebuah e-mail tidak penting. Akan tetapi, cobalah untuk berpikir dari sudut pandang pengirim, pastilah dia menginginkan balasan segera. Dengan adanya balasan yang segera, itu menunjukkan bahwa Anda menghargainya. Dengan begitu, dia pun akan menghargai dan merespons secepat Anda meresponsnya.

5. Bersabarlah Menunggu Balasan

Walaupun dianjurkan untuk segera membalas e-mail, kita tidak boleh memaksa orang lain untuk segera membalas e-mail kita. Yang dapat kita lakukan adalah menyampaikan permohonan dengan bahasa yang santun agar e-mail kita segera dibalas. Selebihnya, tentu kita harus bersabar.

6. Jika E-mail Dikirimkan kepada Lebih dari Satu Orang, Gunakan CC dan BCC

E-mail bisa dikirimkan kepada lebih dari satu penerima sekaligus. Untuk melakukanya kita bisa menggunakan koma dan spasi di antara beberapa alamat e-mail yang kita tuliskan untuk memisahkannya. Walaupun layanan ini tersedia, saya kira kuranglah bijak mengirimi beberapa orang sekaligus dengan cara seperti itu. Dengan melakukan tindakan ini, secara tidak langsung Anda telah memberi tahu alamat-alamat e-mail orang lain, para penerima dapat saling mengetahui semua e-mail yang Anda kirimi.

Untuk itu, cobalah menggunakan langkah yang lebih aman, yaitu CC (carbon copy) dan BCC (blind carbon copy). Dengan menu ini, orang-orang yang kita kirimi e-mail tidak akan saling mengetahui alamat e-mail sesamanya.

7. Periksalah E-mail Anda Minimal Satu Kali Seminggu

Walaupun Anda masih beranggapan bahwa tidak ada yang akan mengirimi e-mail, tetaplah untuk memeriksa e-mail Anda. Bulan September 2011 lalu, saya mendapat hadiah Blackberry, tas, software antivirus original, dan berbagai hadiah lain. Semua hadiah tersebut berawal dari e-mail yang saya baca dan repons. Jadi, jangan hilangkan kesempatan dengan mengabaikan isi inbox e-mail Anda dengan tidak pernah memeriksanya.

8. Percaya Dirilah

Rasa tidak percaya diri secara tidak sadar akan tertuang dalam tulisan-tulisan yang kita buat. Jika si pembaca atau penerima e-mail berpengalaman, dia akan tahu bahwa si pengirim tidak percaya diri. Hal ini berbahaya untuk kasus-kasus penawaran. Bagaimana mungkin orang akan percaya dengan penawaran dan alasan kita jika kita sendiri tidak percaya diri dengan apa yang kita tulis?

9. Jika Dipandang Perlu, Perkanalkan Diri Anda

Suatu saat, bisa jadi Anda harus mengirim e-mail kepada seseorang yang belum Anda kenal atau seseorang yang mungkin tidak mengingat siapa diri Anda. Jika ini terjadi, cobalah merendahkan diri Anda dengan memperkenalkan diri secara santun. Hal ini akan membantu Anda masuk ke sisi baik si penerima sehingga pesan Anda akan diterima dengan tangan terbuka.

10. Hati-hati Menggunakan Warna

Para remaja yang sedang jatuh cinta pastilah tahu tentang warna ini, pun para dewasa yang pernah remaja dan pernah dan sedang bercinta, pastilah mengerti filosofi warna.

Dalam ber-e-mail, mungkin saja kita menggunakan berbagai warna agar tampilannya menarik. Untuk itu, perlu dicermati, kemenarikan tersebut jangan sampai melanggar tata norma yang berlaku. Setiap warna mengisyaratkan ekperesi tertentu, misalnya warna merah, ekspresi yang tersirat di sana adalah semangat, gelora, emosi, dan marah. Jika tidak tepat penggunaannya, bisa jadi penerima pesan akan menganggap kita tidak sopan dan ini tentu akan membuatnya tersinggung.

11. Hati-hati Menggunakan Tanda Baca

Tanda baca yang saya maksudkan di sini sebenarnya mengarah kepada tanda seru (!). Tanda seru memiliki banyak makna, di antaranya berteriak, membentak, marah, bersuara keras, dan lain-lain. Ketika Anda mengirim surat dengan menggunakan tanda seru yang tidak tepat, bisa jadi si penerima menggap Anda tidak santun dan dia menolak berkomunikasi dengan Anda.

12. Hati-hati Menggunakan Huruf Kapital

Pernah mendengar bahasa alay? Bahasa yang saya maksudkan tersebut adalah bahasa tulis yang menggunakan huruf kapital secara serampangan, agar terkesan keren. Perlu diketahui bahwa membaca tulisan dengan tatatulis yang tidak jelas tersebut akan menurunkan tingkat pemahaman pembacanya. Tentu saja mereka harus berpikir lebih keras untuk memahaminya.

Lebih berbahaya lagi jika e-mail yang dikirim terdiri atas huruf kapital semua. Huruf kapital ini, ini mengisyaratkan sesuatu yang mirip dengan penggunaan warna merah, yaitu emosi, marah, dan lain-lain.

13. Jangan Berpromosi secara Berlebihan.

Promosi itu perlu, salah satu media yang dapat digunakan adalah e-mail. Sebelum kita mengirim materi promosi melalui e-mail, hendaklah dicermati siapa yang akan kita kirimi, apakah orang tersebut akan senang menerima materi yang kira kirimkan atau tidak.

Tuliskan pesan dengan judul dan isi yang jelas. Jangan pernah berpromosi dengan cara menipu atau melakukan hal-hal yang berpotensi merugikan lawan komunikasi kita, walaupun yang kita rugikan itu sekadar waktu. Siapa tahu jika saat itu dia sangat sibuk dan sedang mengerjakan tugas penting.

Jika tidak mendapat tanggapan dari lawan komunisi kita, janganlah melakukannya berulang-ulang. Ketika ada respons, barulah kita mengirimkan jawaban atas respons tersebut. Promosi yang terlalu sering pun dapat dideteksi oleh penyedia layanan e-mail sebagai spam.

14. Jangan Sembarangan Mem-forward E-Mail

Saya sering menerima pesan berantai. Tidak jarang pada pesan-pesan tersebut masih tersisa informasi si pengirim awal, khususnya pesan yang dikirim melalui menu penerusan.

Jika kita menganggap sebuah pesan tersebut berguna dan perlu disebar-luaskan, hendaknya menyampaikan permohonan izin kepada penulisnya. Tanyakan pula apakah identitasnya harus dicantumkan atau tidak. Selain memikirkan penulisnya, kita pun harus memikirkan orang yang akan kita kirim e-mail berantai tersebut, jangan-jangan dia tidak suka atas hal-hal seperti itu.

15. Jangan Sembarangan Menyertakan Lampiran

Saya kerap menerima e-mail pendek, seperti SMS. Ternyata, pesan sesungguhnya tidak sependek itu. Ada lampiran yang kadangkalah begitu panjang dan besar menyertai e-mail tersebut. Berkaitan dengan hal ini, jika Anda melakukannya, perlu disadari bahwa pengiriman lampiran tersebut belum tentu disukai oleh si penerima pesan, bisa jadi dia tidak memiliki waktu untuk men-download lampiran yang kita sertakan.

Hal lain yang perlu disadari dalam penyertaan lampiran adalah ukuran lampiran itu sendiri. Rata-rata koneksi internet pribadi di Indonesia masih lambat, jika lampiran yang Anda sertakan begitu banyak, bisa jadi itu akan menyita waktu si penerima untuk mengunduhnya. Jadi, jika tidak teralu penting, tidak perlu menyertakan lampiran, apalagi jika ukuran file lampiran tersebut sangat besar.

16. Janganlah Mudah Percaya dengan Berbagai Tawaran Menggiurkan

Akhir-akhir ini, banyak sekali pesan e-mail yang berisi permohonan bantuan. Permohonan bantuan tersebut berwujud macam-macam, ada yang meminta pinjaman uang dengan mengatasnamakan teman kita, ada yang berpura-pura mengalami kesulitan untuk menyimpang uang sehingga meminta bantuan kita, ada pula yang berpura-pura menjadikan kita pemenang kontes tertentu, dan bentuk-bentuk lain.

Tidak ada yang bisa menyelamatkan Anda dari berbagai ancaman penipuan tersebut kecuali dua hal, yaitu (1) takdir Anda dan (2) kewaspadaan Andas.

17. Terakhir, Telitilah Setiap E-mail yang Akan Anda Kirim

Orang yang kurang teliti dan tidak hati-hati mudah tergelincir. Jangan sampai e-mail yang mulanya bermaksud baik menjadi petaka akibat salah ketik atau ketidaktelitian. Jadi, seperti kata Bang Napi: Waspadalah!



Iklan
Ditandai: ,